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1.1
Kaufmännische Verwaltung
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| a) |
Die Kontoführung als offene Treuhandkonten |
| b) |
Entgegennahme und Überwachung der Mieteinnahmen
aus Miet- und Nebenkosten |
| c) |
Leistung aller Bewirtschaftungskosten bei
Fälligkeit/Rechnungskontrolle |
| d) |
Lohnabrechnung der Hilfskräfte wie Hausmeister
und Reinigungskräfte |
| e) |
Feststellung der anfallenden Mietnebenkosten
und Mitteilung besonderer kostenerhöhender
Umstände an die Mieter |
| f) |
Erstellung der Jahresabrechnung für die
Mieter unter Beachtung der 2. Berechnungs-
verordnung und der Heizkostenverordnung |
| g) |
Nebenkosten des Mieters anpassen |
| h) |
Erstellung eines Jahresabschlusses auf
der Basis einer Einnahmen/Ausgaben-Gegenüberstellung.
Auf Wunsch Erstellung von monatlichen Übersichten
für den Eigentümer |
| i) |
Kaufmännische Abwicklung von Versicherungsfällen |
| j) |
Verwaltung der Kautionssparkonten |
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| 1.2
Juristische Verwaltung |
| a) |
Überwachung von Fristen, Terminen, Mahnwesen/Vorbereitung
der Klage bei Nichtzahlung |
| b) |
Verträge mit Versicherungen, Handwerkern,
Hausmeistern, Reinigungskräften, Zulieferer
usw. |
| c) |
Abschluß von Wartungsverträgen |
| d) |
Entgegennahme und Veranlassung von Kündigungen |
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| 1.3
Technische Verwaltung |
| a) |
Regelmäßige Feststellung des Gebäudezustandes
zur Früherkennung von Schäden und Planung
von Maßnahmen zur Werterhaltung |
| b) |
Meldung von Versicherungsschäden und Veranlassung
der Instandsetzung |
| c) |
Überwachung der Sicherheitseinrichtungen
und Veranlassung der Prüfung gemäß Hausprüfverordnung |
| d) |
Einholung von Angeboten und Veranlassung
von Reparaturen |
| e) |
Sofortmaßnahmen bei Notfällen wie Rohrbruch,
Brand, Sturm |
| f) |
Anschaffung von Geräten |
| g) |
Abwehr von Mietminderungen aus Mängeln der
Mietsache |
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| 1.4
Allgemeine/besondere Aufgaben |
| a) |
Durchführug von Mieterhöhungen |
| b) |
Bearbeitung der Mieterwechsel/Wohnungsabnahmen |
| c) |
Telefonate und allgemeiner Schriftwechsel
mit Kunden, Behörden und dergleichen |
| d) |
Erstellung und Überwachung der Hausordnung
(Tierhaltung, Lärm usw.) |
| e) |
Überwachung des Hausmeisters |
| f) |
Mitteilungs- und Informationspflicht |
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| 2.1
Allgemeine kaufmännische Geschäftsführung |
| a) |
Vorbereitung, Einberufung und
Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen
(WEV): |
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- |
Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung
zur Vorbereitung der ordentlichen WEV |
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- |
Erstellung einer Niederschrift über die
Versammlung in Form eines Ergebnisprotokolls |
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| b) |
Durchführung von Beschlüssen
der Wohnungseigentümer |
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| c) |
Allgemeine Betreuung der Wohnungseigentümer
in gemeinschaftlichen Angelegenheiten: |
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- |
Mitwirkung an der Aufstellung und Änderung
von Haus- und Nutzungsordnungen |
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- |
Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen
Haus- und Nutzungsordnung |
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- |
Teilnahme an zwei Verwaltungsbeiratssitzungen
jährlich |
|
- |
mündliche und schriftliche Auskunftserteilung
gegenüber der Eigentümergemeinschaft |
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| d) |
Vorbereitung des Abschlusses
von Verträgen und Überwachung ihrer ordnungsgemäßen
Durchführung |
|
- |
Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit
des Abschlusses von Verträgen |
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- |
Einholung von Angeboten, bei Personal ggf.
Insertion |
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- |
stichprobenweise Überwachung der ordnungsgemäßen
Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragte
der Eigentümergemeinschaft wie z. B. den Hausmeister |
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| e) |
Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen |
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| 2.2
Juristische Verwaltung |
| a) |
Abschluss aller zur Verwaltung
des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen
und zweckmäßigen Verträge |
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- |
Anstellungsvertrag mit einem Hausmeister
und sonstigem Dienstpersonal |
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- |
Versicherungs-/Wartungsverträge |
|
- |
Mietverträge über Teile des gemeinschaftlichen
Eigentums |
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- |
Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen |
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- |
Energielieferungsverträge |
|
- |
Werkverträge zur ordnungsgemäßen Erfüllung
der Verpflichtung zur Instandhaltung und Instandsetzung |
|
- |
Verträge mit Kreditinstituten |
|
- |
Verträge mit einer Heizungsabrechnungsfirma
über die Erstellung einer Heizkostenabrechnung |
|
- |
sonstige zur ordnungsgemäßigen Verwaltung
erforderlichen oder zweckmäßigen Verträge |
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| b) |
Beendigung, insbesondere Kündigung
der in Ziff. 2.a genannten Verträge |
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| c) |
Teilnahme am rechtsgeschäftlichen
Verkehr als Vertreter der Wohnungseigentümer |
|
- |
Abgabe von Willenserklärungen und Vornahme
von Rechtsverhandlungen |
|
- |
Entgegennahme von Willenserklärungen und
Zustellungen |
|
- |
Durchführung von Maßnahmen, die zur Wahrung
einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen
Rechtsnachteils erforderlich sind |
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| d) |
Gerichtliche Vertretung der
Wohnungseigentümer |
|
- |
Beratung der Eigentümer über Notwendigkeit
oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher
Verfahren |
|
- |
Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der
Vertretung der Wohnungseigentümer |
|
- |
Führung des Schriftverkehrs mit dem Names
der Wohnungseigentümer beauftragten Rechtsanwalt |
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| 2.3
Finanz- und Vermögensverwaltung |
| a) |
Einrichtung und Unterhaltung
einer nach kaufmännischen Grundsätzen geführten
Buchhaltung |
| |
- |
Datenerfassung und Datenpflege |
| |
- |
Führung der erforderlichen personen- und
sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen
der Wohnungseigentümer sowie der Einhaltung
des Wirtschaftsplans |
| |
- |
geordnete Aufbewahrung der Belege |
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- |
Einrichtung und Führung einer vorschriftsmäßigen
Lohnbuchhaltung |
| |
|
|
| b) |
Rechnungswesen |
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- |
kaufmännische Rechnungsprüfung |
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- |
Bewirken der Zahlungen, soweit möglich durch
Überweisung und unter Nutzung etwa gewährter
Skonti |
| |
- |
Abrechnung einer etwa vorhandenen Hausmeisterkasse
sowie der Erlöse aus Waschmünzenverkäufen |
| |
- |
Abrechnung der Benutzungsgebühren für Gemeinschaftseinrichtungen |
| |
- |
Abrechnung der Mieten aus der Vermietung
von Teilen des gemeinschaftlichen Eigentums |
| |
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|
| c) |
Wirtschaftsplan und Einziehung
von Hausgeldern |
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- |
Aufstellung eines Wirtschaftsplanes für
das laufende Geschäftsjahr |
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- |
Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes |
| |
- |
buchungsgemäße Verarbeitung von Veränderungen
der Hausgeldzahlungspflicht |
| |
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| d) |
Rechnungslegung und Jahresabrechnung |
| |
- |
Erstellung der Jahresabrechnung in Form
einer Gesamtabrechnung und einer Aufteilung
des Abrechnungsergebnisses für jeden Wohnungseigentümer |
| |
- |
Anforderung und Einziehung der sich aus
der beschlossenen Abrechnung ergebenen Fehlbeträge
sowie Auszahlung der sich aus der beschlossenen
Abrechnung ergebenen Guthaben |
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- |
buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse
der beschlossenen Abrechnung |
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- |
Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch
den Verwaltungsbeirat |
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| e) |
Verwaltung der gemeinschaftlichen
Gelder |
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- |
Eröffnung und Führung eines Hausgeldkontos
und eines Instandhaltungsrückstellungskontos |
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| 2.4
Technische Verwaltung |
| a) |
Durchführung der für die ordnungsgemäße
Instandhaltung und Instandsetzung sowie in
sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung
des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen
Maßnahmen |
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- |
Überwachung des baulichen Zustands des
gemeinschaftlichen Eigentums |
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- |
Beratung der Eigentümergemeinschaft über
die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs-
und Instandsetzungsarbeiten |
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- |
Einholung von Kostenvoranschlägen |
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- |
Überwachung der Arbeiten |
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- |
technische Rechnungsprüfung |
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- |
Abnahme der Arbeiten |
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- |
Rüge festgestellter Mängel |
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- |
Organisation und Überwachung der Personen,
die mit der Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten
beauftragt sind |
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| b) |
Durchführung baulicher Änderungen
(Umbauten, Ausbauten, Modernisierungen) |
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- |
Stellungnahme zu beabsichtigten baulichen
Veränderungen |
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| c) |
Abnahme des gemeinschaftlichen
Eigentums und Verfolgen von Gewährleistungsansprüchen
gegen den Veräußerer |
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- |
Beratung über den Inhalt zweckmäßiger Beschlussfassungen |
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- |
Beratung über die Hinzuziehung von Sonderfachleuten |
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